Ihre ausländische Gesellschaft möchte sich in Belgien niederlassen

1.Sie möchten eine Verkaufsstelle oder ein Verwaltungszentrum in Belgien eröffnen. (Zweigniederlassung)

A. Veröffentlichung von Dokumenten

Wenn Sie eine Zweigniederlassung in Belgien eröffnen möchten, müssen Sie zunächst eine ganze Reihe von Dokumenten (siehe Artikel 81 und 82 des Gesellschaftsgesetzbuches) in der Kanzlei des Handelsgerichts, in dessen Zuständigkeitsgebiet sich die Zweigniederlassung befindet, hinterlegen, um die Gesellschaft in das Register der juristischen Personen, ein Verzeichnis der Zentralen Datenbank der Unternehmen, eintragen zu lassen:

• die Gründungsurkunde (Errichtungsakt) und die koordinierte Fassung der Satzung der ausländischen Gesellschaft;
• den Ort, an dem das Register für die Gesellschaft eingesehen werden kann, und die Nummer ihrer Eintragung in dieses Register sowie eine Bescheinigung aus dem Register, aus der das Bestehen der Gesellschaft hervorgeht;
• den Beschluss zur Eröffnung der Zweigniederlassung, der von dem Organ gefasst wurde, das gemäß dem Recht des Landes der Gesellschaft für eine solche Entscheidung in der ausländischen Gesellschaft befugt ist. Dieser Beschluss enthält: die Anschrift und die Tätigkeiten der Zweigniederlassung, den Namen der Gesellschaft und die Bezeichnung der Zweigniederlassung, sofern diese nicht mit dem Gesellschaftsnamen übereinstimmt, die Bestellung und die Identität der Personen, die befugt sind, die Gesellschaft Dritten gegenüber zu verpflichten und sie gerichtlich zu vertreten.
• der Jahresabschluss wird in der Belgischen Nationalbank hinterlegt.

In bestimmten Fällen müssen diese Dokumente legalisiert werden

Für Gesellschaften aus Dänemark, Frankreich, Italien und Irland ist es nicht mehr notwendig, eine Legalisation der öffentlichen Urkunden vorzunehmen.
Bei Privaturkunden muss die Unterschrift durch eine öffentliche Instanz in dem Land, in welchem die Urkunde aufgesetzt wurde, legalisiert werden, beispielsweise durch eine örtliche Gemeindeverwaltung.
Die anderen Dokumente müssen immer vor ihrer Hinterlegung legalisiert werden.

• Diese Legalisation erfolgt durch eine Apostille in Bezug auf Zweigniederlassungen von ausländischen Gesellschaften, die in einem Beitrittsland zum Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation ansässig sind. Die Behörde, die die Apostille auf dem Dokument anbringt, ist von Land zu Land unterschiedlich.
• Für Zweigniederlassungen von Gesellschaften, die in einem Land ansässig sind, das dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten ist, wird die Legalisation von der Botschaft des Herkunftslandes in Belgien und sodann vom Dienst Legalisation des FÖD Auswärtige Angelegenheiten vorgenommen.

Diese Dokumente müssen ebenfalls von einem beeidigten Übersetzer übersetzt werden, wenn sie in einer anderen Sprache als Französisch, Niederländisch oder Deutsch vorliegen.

Die in der Kanzlei zu hinterlegenden Dokumente können auf der Website des Belgischen Staatsblatts ausgedruckt und ausgefüllt werden.

B. Besuch des Unternehmensschalters

Nach der Eintragung in die ZDU begeben Sie sich zum Unternehmensschalter FORMALIS, um das Verwaltungsverfahren fortzusetzen.

Der Unternehmensschalter FORMALIS trägt Ihr Unternehmen als Handelsunternehmen oder Handwerksbetrieb bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) ein. Zum Abschluss des Verfahrens erhalten Sie als Beleg für Ihre Eintragung einen offiziellen Auszug. Auf allen Verwaltungs- und Werbedokumenten Ihres Unternehmens muss Ihre Unternehmensnummer angegeben sein.

Um sich als Handelsunternehmen in die Zentrale Datenbank der Unternehmen einzutragen, müssen Sie der Gesetzgebung über die Niederlassung entsprechen. Hierzu überprüft unser Schalterbeamter, ob Sie über die vom Gesetz vorgeschriebenen Grundkenntnisse in Sachen Betriebsführung verfügen.

Für die Ausübung bestimmter regulierter Tätigkeiten (Bauwesen, Maschinenbau, Körperpflege, Restaurant, .  müssen Sie außerdem den Beweis Ihrer unternehmerischen Fähigkeiten erbringen.

C. Soziale Sicherheit für Selbständige und Lohnempfänger.

Da Sie eine selbständige Tätigkeit beginnen, sind Sie verpflichtet, sich einer Sozialversicherungskasse anzuschließen. Wenn Sie diese Tätigkeit im Rahmen einer Gesellschaft ausüben, müssen Sie auch diese anschließen. Der Unternehmensschalter Formalis hilft Ihnen bei dieser Prozedur und informiert Sie über Ihr neues Statut.

Wenn Sie Arbeitgeber sind und Personal einstellen möchten, das auf dem belgischen Hoheitsgebiet arbeiten soll, unterliegen Sie bestimmten Verpflichtungen. Group S, ein zugelassenes Sozialsekretariat, ist eine der vom belgischen Landesamt für Soziale Sicherheit anerkannte Einrichtung. Sie kümmert sich nicht nur um die Lohnverwaltung, sondern bietet auch damit verbundene Dienste an und stellt die Verbindung zu anderen Einrichtungen her wie der Kasse für Familienbeihilfen, Krankenkasse, Arbeitsunfallversicherung, Externer Dienst für Gefahrenverhütung und Schutz am Arbeitsplatz, usw.

2. Sie möchten keine Niederlassung in Belgien eröffnen, werden aber von Ihrem Sitz im Ausland aus tätig sein

A. Veröffentlichung von Dokumenten

Da Sie sich nicht in Belgien niederlassen, brauchen Sie Ihre Satzung nicht zu hinterlegen und sich nicht in Belgien registrieren zu lassen. Bestimmte Verwaltungen müssen Sie jedoch „identifizieren“ können. Der Unternehmensschalter ist eine solche Verwaltung, die Ihnen diesbezüglich weiterhelfen kann.

B. Besuch des Unternehmensschalters

Wenn Sie ein Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum betreiben und Ihre Dienste vorübergehend und gelegentlich in Belgien anbieten möchten, muss Ihr Unternehmen seine unternehmerischen Fähigkeiten nicht nachweisen (Artikel 5 der Richtlinie 2005/36 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 7. September 2005 über die Anerkennung von Berufsqualifikationen):

• Wenn es zur Ausübung derselben Tätigkeit rechtmäßig in einem Mitgliedstaat niedergelassen ist
• UND wenn es diesen Beruf mindestens zwei Jahre während der vorhergehenden zehn Jahre in einem Mitgliedstaat ausgeübt hat.
  Die Bedingung, dass den Beruf zwei Jahre ausgeübt worden ist, gilt nicht, wenn entweder der Beruf oder die Ausbildung zu diesem Beruf im Niederlassungsmitgliedstaat reglementiert ist.

Wenn Ihr Unternehmen nicht alle diese Bedingungen erfüllt, muss es seine unternehmerischen Fähigkeiten beweisen. Die Untersuchung erfolgt beim Dienst Unternehmensschalter des FÖD Wirtschaft, KMB, Mittelstand und Energie, der eine Bescheinigung der unternehmerischen Fähigkeiten ausstellt.

Der Unternehmensschalter Formalis kann Sie beim Zusammentragen der benötigten Unterlagen unterstützen und als Schaltstelle zwischen Ihnen und dem FÖD Wirtschaft fungieren.

Formalis identifiziert Ihr Unternehmen in der Zentralen Datenbank der Unternehmen. Sowohl Formalis als auch andere Einrichtungen und Verwaltungen (z. B. LSS) können nun Ihre Anfragen bearbeiten.

C. Soziale Sicherheit für Selbständige und Lohnempfänger.

Da Ihr Unternehmen keine Niederlassung in Belgien hat, unterliegen die Organe des Unternehmens nicht dem Sozialstatut des Selbständigen in Belgien.

Wenn Sie Arbeitgeber sind und Personal einstellen möchten, das auf dem belgischen Hoheitsgebiet arbeiten soll, unterliegen Sie bestimmten Verpflichtungen. Group S, ein zugelassenes Sozialsekretariat, ist eine der vom belgischen Landesamt für Soziale Sicherheit anerkannte Einrichtung. Sie kümmert sich nicht nur um die Lohnverwaltung, sondern bietet auch damit verbundene Dienste an und stellt die Verbindung zu anderen Einrichtungen her wie der Kasse für Familienbeihilfen, Krankenkasse, Arbeitsunfallversicherung, Externer Dienst für Gefahrenverhütung und Schutz am Arbeitsplatz, usw.