Votre société étrangère veut s’implanter en Belgique
1.Vous désirez ouvrir un point de vente ou un centre administratif en Belgique. (succursale)
A. La publication de documents
Si vous voulez ouvrir une succursale en Belgique, vous devez d’abord déposer une série de documents (voir articles 81 et 82 du Code des sociétés) au greffe du Tribunal de Commerce dans le ressort duquel se trouve établie la succursale afin de la faire inscrire au registre des personnes morales, section de la Banque-Carrefour des Entreprises :
- l’acte constitutif et la version coordonnée des statuts de la société étrangère;
- le lieu où le registre de la société peut être consulté et le numéro d’immatriculation de celle-ci dans le registre, ainsi qu’un certificat émanant du registre établissant l’existence de la société;
- la décision d’ouvrir la succursale prise par l’organe habilité à prendre une telle décision dans la société étrangère, conformément au droit de son État. Elle comprendra : l’adresse de la succursale, les activités de la succursale, le nom de la société et la dénomination de la succursale si elle ne correspond pas à celle de la société, la nomination et l’identité des personnes qui sont habilitées à engager la société à l’égard des tiers et de la représenter en justice.
- les comptes annuels seront déposés à la Banque Nationale de Belgique.
Dans certains cas ces documents doivent être légalisés.
Pour les sociétés ressortissantes du Danemark, de la France, de l’Italie et de l’Irlande, il n’est plus nécessaire de procéder à la légalisation des actes publics.
Pour les actes sous seing privé, la signature doit être légalisée par une instance publique dans le pays où l’acte a été rédigé, par exemple par une administration communale locale.
Les autres documents doivent toujours être légalisés avant leur dépôt.
Cette légalisation s’effectue par apostille pour ce qui concerne les succursales de sociétés étrangères établies dans un pays qui a adhéré au Traité de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers. L’autorité qui revêt le document de l’apostille varie d’un pays à l’autre.
Pour les succursales de sociétés étrangères situées dans un pays qui n’a pas adhéré à la convention de La Haye, la légalisation est effectuée par l’ambassade belge du pays d’origine et ensuite par le Service Légalisation du SPF Affaires étrangères.
Ces documents doivent également être traduits par un traducteur juré si la langue est autre que le français, néerlandais ou allemand.
Les documents d’inscription au greffe peuvent être imprimés et complétés via le site du Moniteur Belge.
B. Le passage au guichet d’entreprises
Une fois créé dans la BCE, vous vous rendrez au guichet d’entreprises FORMALIS afin de continuer la procédure administrative.
Le guichet d’entreprises FORMALIS va inscrire votre entreprise comme entreprise commerciale ou artisanale auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (B.C.E.). Vous recevrez, en fin de procédure, un extrait officiel attestant votre inscription. Tous les documents administratifs ou publicitaires de votre entreprise doivent mentionner votre numéro d’entreprise.
Pour vous inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises en tant qu’entreprise commerciale, vous devez satisfaire à la législation sur l’établissement. Pour ce faire, notre guichetier va vérifier si vous disposez des connaissances de gestion de base exigées par la loi.
Pour l’exercice de certaines activités réglementées (construction, mécanique, soins corporels, restaurant,…) Vous devez en outre apporter la preuve des capacités entrepreneuriales.
C. Sécurité sociale des indépendants et des salariés.
Comme vous débutez une activité d’indépendant, vous avez l’obligation de vous affilier à une Caisse d’Assurances Sociales. Si vous exercez cette activité dans le cadre d’une société, vous devez aussi affilier celle-ci. Le Guichet d’entreprises Formalis vous aidera dans cette démarche et vous renseignera sur votre nouveau statut.
Si vous êtes employeur et vous désirez engager du personnel pour travailler sur le territoire belge, vous avez des obligations à remplir. Group S secrétariat social agréé est une des organisations reconnues par L’Office National de Sécurité Sociale Belge. Il ne s’occupe pas seulement de l’administration salariale, mais offre des services connexes et fait le lien avec d’autres institutions telles que: la caisse d’allocations familiales, la mutuelle, l’assureur accidents du travail, le Service Externe de Prévention et de Protection au Travail, etc.
2. Vous ne désirez pas ouvrir un point en Belgique, mais vous allez opérer à partir de votre siège étranger
A. La publication de documents
Puisque vous ne vous installez pas en Belgique, vous ne devez pas déposer vos statuts, ni vous faire immatriculer en Belgique. Certaines administrations devront cependant pouvoir vous « identifier ». Le guichet d’entreprises en est une qui pourra vous aider en la matière.
B. Le passage au guichet d’entreprises
Si vous avez une entreprise faisant partie de l’espace Economique Européen et que vous voulez offrir vos services de manière temporaire et occasionnelle en Belgique, votre entreprise ne doit pas prouver les capacités entrepreneuriales (article 5 de la directive 2005/36 du parlement européen et du Conseil du 7 septembre 2005 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles) :
- Si elle est légalement établie dans un Etat membre pour y exercer la même activité
- ET si elle a exercé cette profession dans un Etat membre pendant au moins 2 années au cours des 10 dernières années.
La condition exigeant l’exercice de la profession pendant 2 ans n’est pas d’application si la profession ou la formation conduisant à la profession, est réglementée dans le pays d’établissement.
Si votre entreprise ne répond pas à toutes ces conditions, elle devra prouver les capacités entrepreneuriales. L’examen se fait auprès du service Guichet d’entreprise du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie qui lui délivre une attestation de capacités entrepreneuriales.
Le guichet d’entreprise Formalis peut vous aider à rassembler tous les documents nécessaires et servir d’intermédiaire entre vous et le Service du SPF Economie.
Formalis identifiera votre entreprise dans la Banque Carrefour des Entreprises. Tant Formalis que d’autres institutions et administrations (p.ex. l’ONSS) pourront dorénavant traiter vos demandes.
C. Sécurité sociale des indépendants et des salariés.
Comme votre entreprise n’a pas d’établissement en Belgique, les organes de l’entreprise ne sont pas assujettis au statut social de l’indépendant en Belgique.
Si vous êtes employeur et vous désirez engager du personnel pour travailler sur le territoire belge, vous avez des obligations à remplir. Group S secrétariat social agréé est une des organisations reconnues par L’Office National de Sécurité Sociale Belge. Il ne s’occupe pas seulement de l’administration salariale, mais offre des services connexes et fait le lien avec d’autres institutions telles que: la caisse d’allocations familiales, la mutuelle, l’assureur accidents du travail, le Service Externe de Prévention et de Protection au Travail, etc.
